以免耽误嘉宾的后续行程

　　的 KOL进行合作，或者培养社群自己的 KOL，以他们的视角来参与、点评线下活动，尤其是几个 KOL进行信息转发接龙的时候，传播力度更大。

　　这是一位之前对社群并不感冒的作者在 BetterMe 大本营社群广州营被邀请参与活动后写的一篇名为《一个人走得快，一群人走得远》的推送，因为参与的体验好，为他的读者们推荐了 BetterMe 大本营社群，为社群吸引了一批同频率的用户，如图4-6所示。

　　③ 运营引爆

　　社群有生命周期，运营意味着消耗，把握进度节点和时间地图，控制传播节点可以实现多次引爆的可能。且全国性布局能够带来更多的合作机会，许多企事业单位有全国性的分支点，但是当地自身并没有社群运营能力和团队，通过合作的方式，和他们一起进行线下活动的同时，社群能够借力扩大影响力和知名度，引爆到线上。如证券公司都有全国性的网点运营部，他们希望能够增强客户的黏性，通过社群的力量，再加上线下的网点场地和资源支持，线上线下打通就会事半功倍。

　　图4-6

　　4.4 进行期

　　1.活动流程

　　进行期主要包括招募活动当天志愿者、与活动主持人对接活动流程、线上会议跟进工作进度和未完成事项、整理活动物料，确保物料准备齐全。确认通知方式、会员和嘉宾活动注意事项通知和邀请函发送结果、会场布置和设备调试。等这些都准备妥当后，就可以从容地开展第一次线下活动了。

　　策划方案做好后，需要把活动当天的整个流程梳理成跟踪表，查漏补缺，明确当天活动的时间节点，并列出时间清单。如活动的正式开始时间、工作人员到场时间、物料到位时间、嘉宾到场时间、参与人员签到时间、活动结束时间等相关时间节点。

　　确认本次线下活动有哪几个环节？

　　每个环节是否已经责任到人？

　　是否有团队人员联系方式汇总？

　　可以把整个活动当做一个项目，列出项目清单，便于查漏补缺，也便于之后进行复盘。

　　这是 BetterMe 大本营广州营第一次开营前做的流程表，越仔细心中越有谱，如表4-5所示。

　　表4-5 BrtterMe大本营线下活动流程

　　2.嘉宾接待

　　由于活动当天，嘉宾是一个非常重要的因素，所以对于嘉宾的接待一定要重视。

　　（1）活动前

　　在活动开始前一周或者3天前短信提醒嘉宾注意行程安排，怕他忙忘了。

　　在活动前3天将接待人电话还有详细路线以短信形式发送给嘉宾，便于嘉宾打车或行车；请务必以短信或微信的形式，这会比较方便嘉宾观看。

　　在活动前一天再次礼貌地确认嘉宾的日程安排，告知当地的天气情况，询问嘉宾是否需要接车。

　　（2）活动中

　　接到嘉宾后要马上再次和嘉宾确认活动现场流程，有无预热，有无其他嘉宾或领导讲话，有无其他宣传，有无答疑环节，有无过程互动，有无抽奖环节，活动后有无合影环节，嘉宾对活动整体时间的控制要求，还有演讲完后的住宿安排。具体如何操作，需要给嘉宾简要解释说明。

　　如果有正式餐饮安排，需要给嘉宾介绍主人和陪客，让嘉宾感觉轻松。如果没有正式餐饮，只是便饭，也需要表示礼貌歉意，并感谢嘉宾支持工作。

　　如果现场对嘉宾有介绍，介绍文案也需嘉宾再次确认。

　　如果嘉宾来得比较早，应该考虑安排一个休息的地方，准备茶水，并顺便问问嘉宾演讲时喝什么饮料，有的嘉宾无所谓，有的可能不能喝凉水。

　　特别要注意嘉宾的演讲PPT要求，是否需要投影，是否需要无线话筒，是否用自己的电脑（如果是，需要提前测试笔记本和投影仪是否可用），是否对 Powerpoint 的版本有要求，是否需要遥控笔，是否需要白板，这些细节需要提前测试和确认。

　　活动开场要介绍活动流程，有无答疑（请大家提前准备问题，写到纸条上），有无抽奖（非常重要，留人的关键），是否可以在结束后合影，如果嘉宾行程紧张，也要事先说明，告知大家今晚嘉宾可能还要赶赴其他地方，不能多留，机会难得，请大家抓住机会提问。

　　（3）活动后

　　活动后会有很多同学可能要找嘉宾签名或者合影，应该考虑引导一个座位给嘉宾签名，并组织下会场秩序，控制时间，以免耽误嘉宾的后续行程。

　　活动结束后应该有专人将嘉宾送到目的地，如果嘉宾留宿，应该有专人负责嘉宾第二天出行接送，避免嘉宾因为疲劳误点，或者人生地不熟误事。

　　活动结束后1～2天内应发一封感谢信给嘉宾，感谢他的到来和支持，并且就讲座现场反馈给嘉宾一个汇总，也请嘉宾对活动本身提出建议、不满或者希望，好方便日后改进，留下经验。

　　另外精选一些现场拍摄的高质量的照片做附件给嘉宾留存，这样做一方面，非常具有纪念意义；另一方面，嘉宾或许会在自己的微博或公众号文章中使用，这也是重要的形象展示。

　　以上这些接待细节，如果能够让嘉宾感觉舒服，就有机会达成长期的合作。

　　能够保证一一落实的方法就是：形成标准化，最好是执行手册。

　　手册还可以随着经验的丰富不断优化。前人栽树，后人乘凉。

　　行动派社群在成都举办了一次活动，出发前一天为每一位嘉宾发来一份《嘉宾行程手册》，不但3天的安排一目了然，还有很多温馨的小提示，如图4-7所示。

　　图4-7

　　在活动的整个3天中，嘉宾的感觉非常舒服，而且在相应的时间段总有准时的沟通与交流，就像身